O que você faz ou sugere ao seu líder quando há um problema na sua empresa ou setor? Muitas vezes tomamos decisões baseadas apenas na experiência ou na intuição. Mas é importante conhecer metodologias gerenciais, como PDCA e PDSA. Saiba agora o que representa essas siglas.
PDCA é o resumo de Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Act (Agir) enquanto que PDSA muda apenas o S de Study (Estudar) para estudar as raízes do problema e as suas possíveis soluções.
Essas metodologias se unem a outras ferramentas de gestão para ajudar a equipe a encontrar soluções para desafios que possam estar comprometendo os resultados.
Muito usadas no mundo corporativo, essas metodologias podem ser aplicadas não apenas na indústria, mas em outros segmentos e setores.
Veja mais detalhadamente o que cada letra significa e identifique se esses métodos fazem sentido para a sua empresa.
Plan – Planejar
A primeira etapa do método PDCA é o “Plan” (Planejar). Todos os dias nos deparamos com várias situações que necessitam de uma intervenção. Caso o problema continue se arrastando, pode refletir em outros setores ou fluxos de trabalho, comprometendo os resultados e o alcance de metas.
Imagine você, por exemplo, com um tempo muito amplo para o fechamento de vagas. Estamos nos referindo ao SLA (Service Level Agreement), que é o tempo gasto para encontrar um candidato, medido entre o anúncio da vaga e a seleção do profissional.
Se esse tempo for muito grande, a empresa sofre com a cadeira vazia deste profissional, além do que a produtividade cai e se gasta mais recursos para encontrar uma pessoa adequada.
Portanto, a etapa do “Plan” (Planejar) é usada para identificar o problema e para traçar um plano de ação a partir disso.
Por que isso acontece sob diversas perspectivas? Qual é o plano de ação? O que a equipe vai fazer para mudar isso?
Como você notou, para estabelecer um problema é preciso medir os resultados. Afinal, conhecendo as estatísticas do seu negócio, é mais fácil definir um planejamento e as ações consequentes para resolver o impasse.
Do – Fazer
A segunda etapa do método PDCA é “Do” (Fazer). Com o problema identificado, e o planejamento traçado, é possível partir para a execução.
Dessa forma, estabelecemos o que fazer, quem vai fazer e em quanto tempo a ação será executada. Assim, dividimos as tarefas e sabemos como monitorar o andamento das atividades.
Portanto, seguindo o exemplo anterior, podemos verificar como reduzir o SLA para o fechamento de uma vaga operacional. Se a causa do atraso está na falta de um processo automatizado de seleção de currículos na triagem inicial, por exemplo, pode-se contratar uma empresa ou adotar uma nova ferramenta.
Check – Analisar
E agora vamos à terceira etapa, que é “Check” (Checar, analisar). Com as ações tomadas na primeira e na segunda fases, o momento é de analisar os resultados.
Através de um monitoramento mais eficiente, é possível concluir se as intervenções feitas surtiram resultados.
Desse modo, deve-se estabelecer um recorte de tempo para avaliar as métricas, reunir as observações, colher os feedbacks e verificar se a solução foi alcançada.
Act – Agir
Uma vez completadas as etapas anteriores, é hora de cumprir a quarta e última fase, que é a de “Agir”.
Nesse momento, você já tem subsídios para dizer se o planejamento tomou o rumo desejado, se as ações foram eficientes e se os resultados foram favoráveis.
Assim, com um panorama em mãos, é fácil seguir para a quarta etapa do método PDCA.
Se o problema foi sanado, cria-se uma padronização de como agir nos próximos eventos. Sendo assim, é interessante ter um mecanismo de documentação para que os demais colegas da equipe saibam como agir conforme os resultados esperados.
Mas, do contrário, se o problema não for resolvido, gira-se o ciclo PDCA novamente e volta-se ao início até encontrar novas saídas que correspondam às necessidades.
Justamente por isso, é que o processo é de iteração, ou seja, a cada intervenção pode-se tomar diferentes caminhos e até soluções.
O que é o “S” do PDSA?
O PDSA é um método semelhante ao PDCA, mas que vai além na checagem dos levantamentos, estudando mais profundamente as medidas tomadas, os indicadores empregados e os reflexos gerados pelos resultados na organização como um todo.
Normalmente, esta etapa se ocupa em analisar os resultados dos testes anteriores para resolver o problema, comparando inclusive o período com estatísticas do passado.
Como consequência, dá para analisar se houve melhora no decorrer do tempo, os possíveis motivos e ainda como é possível traçar previsões para o futuro da empresa.
Como foi criado o ciclo PDCA?
Ainda útil nas empresas, o ciclo PDCA vem dos anos 20 do século passado, quando ele foi criado pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewhart. Ele era muito ligado ao controle estatístico de qualidade e, por isso, se tornou conhecido na criação do método, que também se baseia em testes e indicadores.
Porém, a metodologia se tornou popular após a ampla utilização dela pelo professor William Edwards Deming nos anos 50. Ele prestou consultoria a executivos japoneses, após a 2ª Guerra Mundial, e ajudou o país a alavancar a economia após ser devastado pela guerra. Parte dessa retomada se deve às metodologias de gestão e qualidade ensinadas por Deming.
Como aplicar PDCA e PDSA na empresa?
Como você viu, o PDCA e o PDSA são mecanismos eficientes para aparar as arestas e trazer melhorias para o seu negócio de forma global ou pontual dentro do seu setor.
Mas como adotá-lo? Veja a seguir alguns passos importantes:
- Defina o objetivo através do uso da metodologia. Afinal, você quer resolver um problema ou melhorar um processo?
- Planeje como será feita uma ação. Inclua quem irá participar, quais resultados são esperados e quais os prazos de execução.
- Mãos à obra: siga o que foi planejado, verifique quais ferramentas serão utilizadas e como as pessoas vão desenvolver as ações.
- Monitore os resultados durante o seu desenvolvimento, verificando assim se todos os membros da equipe entenderam o propósito da tarefa, se estão trabalhando efetivamente para os resultados e, finalmente, se as ações estão saindo conforme o planejado.
- Se os resultados forem negativos, tenha pressa em retomar o processo para encontrar uma solução viável.
Conclusão
Como você notou, os ciclos PDCA e PDSA contribuem para melhorias significativas na empresa, mas antes de iniciar o processo é bom ter muita clareza do que se pretende atingir.
Por que fazer? O problema que eu quero solucionar é recorrente? Outras soluções já foram tentadas?
A partir de uma análise inicial, é interessante colocar o ciclo para rodar e avaliar cada etapa, entendendo a sua importância.
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