Organização é uma soft skill indispensável em qualquer profissional. Mas como ter uma equipe mais organizada com ferramentas de gerenciamento de tarefas que já existem e que foram validadas pelo mercado? Veja neste conteúdo como o Kanban pode ajudar o seu time a ser mais produtivo.
A metodologia Kanban é utilizada desde os anos 50 por milhares de empresas em todo o mundo. Ela é a base de muitos softwares de gestão, como Trello e Jira. A adoção desse recurso, dentro da cultura da empresa, torna a produção mais integrada e visível a todos da equipe.
Saiba mais sobre a origem desse método no próximo tópico.
O que é Kanban e como ele foi criado?
Kanban é um método de gestão de tarefas no trabalho. Ele é baseado na utilização de cartões que permitem um mapa visual do que está em aberto, em produção e já foi finalizado dentro das tarefas do dia a dia.
O sistema nasceu no setor industrial, mas com o passar do tempo foi abrangendo outras áreas. Hoje em dia ele é um dos preferidos pelos desenvolvedores de softwares.
Embora não haja um consenso se ele realmente é uma metodologia ágil, ele é um método adotado para gerenciar de modo mais preciso e eficiente as equipes das startups.
Como é de se esperar, Kanban tem origem japonesa e significa “cartão” ou ainda “sinalização”. O método foi desenvolvido pela Toyota que via o estoque cheio e encontrava um problema, pois isso representava que a quantidade de produtos não estava sendo bem calculada e, como consequência, geraria prejuízos.
O ideal, no contexto industrial, é ter um equilíbrio entre os produtos que estão no mercado e os que estão estocados. Com o método Kanban, o setor produtivo conseguiu encontrar esse equilíbrio, ou seja, com produtos que não excedem nem faltam.
Como funciona o Kanban na produção de software?
Mas como um movimento iniciado na indústria pode trazer tantos benefícios na gestão de projetos de produção de softwares para desenvolvedores?
A produção de aplicações é feita em equipes, na maioria das vezes, remotas. É muito importante que todos possam visualizar e acompanhar o andamento do projeto para melhorar as entregas.
Com o método Kanban, é possível visualizar a sequência do projeto. Isso pode ser feito de maneira manual, através de murais com post-its colados, ou por meio de software em nuvem, como ocorre na maioria das startups.
Os cartões são organizados da seguinte forma:
- To do: o que deve ser feito e ainda não foi iniciado;
- Doing: as tarefas que estão em execução;
- Done: as tarefas que já foram finalizadas.
Em cada card, portanto, é elaborado um breve descritivo das tarefas. Também é interessante mencionar o tempo de realização, o colaborador responsável, a equipe envolvida e os principais pormenores da tarefa.
Quais são os 4 princípios do Kanban?
Esse método de gerenciamento de tarefas possui 4 princípios que ajudam a compreender a ferramenta. Confira quais são eles.
- Comece com o que você tem hoje: lembre-se que processos não são certos ou errados, mas variam conforme o contexto;
- Concorde em buscar mudanças: busque a melhoria contínua, pois sempre há algo a ser aperfeiçoado;
- Respeite o processo atual: mesmo respeitando, reduza a resistência à mudança se ela for viável;
- Liderança presente em todos os setores: as oportunidades de melhorias podem acontecer em todos os níveis da organização, portanto, cada membro da sua equipe deve se sentir empoderado, sem medo de retaliação.
Como implantar?
O método Kanban é de fácil aplicação. Veja as etapas mais importantes:
- Tenha um quadro físico ou um software (seja instalado nas máquinas ou na nuvem);
- Mapeie os processos atuais;
- Padronize as etapas, criando tags e cores que identificam cada momento da tarefa, sendo reconhecida por qualquer pessoa da equipe;
- Treine sua equipe e explique o funcionamento do método para que todos se sintam engajados;
- Tenha em mente que a melhoria é contínua, portanto, a otimização dos processos se dará paulatinamente.
Quais as vantagens?
Se a sua startup está em fase inicial, e os processos ainda estão sendo definidos, ou então, se você está implementando um novo método, é bom saber, de antemão, que o Kanban traz vantagens. Confira:
- Visão geral dos processos: o método permite que todos da equipe visualizem melhor o estágio do projeto e possam acessar as informações que desejam. Nesse sentido, ele é ideal para as equipes remotas;
- Simplicidade: o Kanban é simples e prático, com uma rápida curva de aprendizado;
- Eliminação de etapas desnecessárias: com o método, o trabalho flui melhor, pois se eliminam as etapas desnecessárias;
- Prioridades e metas: a equipe permanece focada nas prioridades e metas a serem alcançadas;
- Melhoria da autogestão: com os cards visíveis e acessíveis, é mais fácil conduzir a autogestão, sendo interessante para as equipes remotas e que possuem autonomia para realizar as tarefas sem questionar as lideranças o tempo todo.
Veja dicas de plataformas para a aplicação do Kanban
Confira agora algumas plataformas que podem ser utilizadas na implementação do método Kanban na sua startup:
Conclusão
O método Kanban é uma escolha acertada para a gestão de tarefas em equipes remotas. Ele facilita o acompanhamento do mapa visual do estágio dos projetos, contribuindo com a autogestão do tempo e otimizando o tempo das equipes.
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