Kanban: como ele melhora a produtividade?

kanban

Organização é uma soft skill indispensável em qualquer profissional. Mas como ter uma equipe mais organizada com ferramentas de gerenciamento de tarefas que já existem e que foram validadas pelo mercado? Veja neste conteúdo como o Kanban pode ajudar o seu time a ser mais produtivo. 

A metodologia Kanban é utilizada desde os anos 50 por milhares de empresas em todo o mundo. Ela é a base de muitos softwares de gestão, como Trello e Jira. A adoção desse recurso, dentro da cultura da empresa, torna a produção mais integrada e visível a todos da equipe. 

Saiba mais sobre a origem desse método no próximo tópico. 

O que é Kanban e como ele foi criado? 

Kanban é um método de gestão de tarefas no trabalho. Ele é baseado na utilização de cartões que permitem um mapa visual do que está em aberto, em produção e já foi finalizado dentro das tarefas do dia a dia. 

O sistema nasceu no setor industrial, mas com o passar do tempo foi abrangendo outras áreas. Hoje em dia ele é um dos preferidos pelos desenvolvedores de softwares. 

Embora não haja um consenso se ele realmente é uma metodologia ágil, ele é um método adotado para gerenciar de modo mais preciso e eficiente as equipes das startups. 

Como é de se esperar, Kanban tem origem japonesa e significa “cartão” ou ainda “sinalização”. O método foi desenvolvido pela Toyota que via o estoque cheio e encontrava um problema, pois isso representava que a quantidade de produtos não estava sendo bem calculada e, como consequência, geraria prejuízos. 

O ideal, no contexto industrial, é ter um equilíbrio entre os produtos que estão no mercado e os que estão estocados. Com o método Kanban, o setor produtivo conseguiu encontrar esse equilíbrio, ou seja, com produtos que não excedem nem faltam. 

Como funciona o Kanban na produção de software? 

Mas como um movimento iniciado na indústria pode trazer tantos benefícios na gestão de projetos de produção de softwares para desenvolvedores? 

A produção de aplicações é feita em equipes, na maioria das vezes, remotas. É muito importante que todos possam visualizar e acompanhar o andamento do projeto para melhorar as entregas. 

Com o método Kanban, é possível visualizar a sequência do projeto. Isso pode ser feito de maneira manual, através de murais com post-its colados, ou por meio de software em nuvem, como ocorre na maioria das startups. 

Os cartões são organizados da seguinte forma: 

  • To do: o que deve ser feito e ainda não foi iniciado;
  • Doing: as tarefas que estão em execução; 
  • Done: as tarefas que já foram finalizadas. 

Em cada card, portanto, é elaborado um breve descritivo das tarefas. Também é interessante mencionar o tempo de realização, o colaborador responsável, a equipe envolvida e os principais pormenores da tarefa. 

Quais são os 4 princípios do Kanban? 

Esse método de gerenciamento de tarefas possui 4 princípios que ajudam a compreender a ferramenta. Confira quais são eles. 

  1. Comece com o que você tem hoje: lembre-se que processos não são certos ou errados, mas variam conforme o contexto; 
  2. Concorde em buscar mudanças: busque a melhoria contínua, pois sempre há algo a ser aperfeiçoado; 
  3. Respeite o processo atual: mesmo respeitando, reduza a resistência à mudança se ela for viável; 
  4. Liderança presente em todos os setores: as oportunidades de melhorias podem acontecer em todos os níveis da organização, portanto, cada membro da sua equipe deve se sentir empoderado, sem medo de retaliação. 

Como implantar? 

O método Kanban é de fácil aplicação. Veja as etapas mais importantes: 

  • Tenha um quadro físico ou um software (seja instalado nas máquinas ou na nuvem); 
  • Mapeie os processos atuais; 
  • Padronize as etapas, criando tags e cores que identificam cada momento da tarefa, sendo reconhecida por qualquer pessoa da equipe; 
  • Treine sua equipe e explique o funcionamento do método para que todos se sintam engajados; 
  • Tenha em mente que a melhoria é contínua, portanto, a otimização dos processos se dará paulatinamente. 

Quais as vantagens?

Se a sua startup está em fase inicial, e os processos ainda estão sendo definidos, ou então, se você está implementando um novo método, é bom saber, de antemão, que o Kanban traz vantagens. Confira: 

  • Visão geral dos processos: o método permite que todos da equipe visualizem melhor o estágio do projeto e possam acessar as informações que desejam. Nesse sentido, ele é ideal para as equipes remotas; 
  • Simplicidade:  o Kanban é simples e prático, com uma rápida curva de aprendizado; 
  • Eliminação de etapas desnecessárias: com o método, o trabalho flui melhor, pois se eliminam as etapas desnecessárias; 
  • Prioridades e metas: a equipe permanece focada nas prioridades e metas a serem alcançadas; 
  • Melhoria da autogestão: com os cards visíveis e acessíveis, é mais fácil conduzir a autogestão, sendo interessante para as equipes remotas e que possuem autonomia para realizar as tarefas sem questionar as lideranças o tempo todo. 

Veja dicas de plataformas para a aplicação do Kanban 

Confira agora algumas plataformas que podem ser utilizadas na implementação do método Kanban na sua startup: 

Conclusão 

O método Kanban é uma escolha acertada para a gestão de tarefas em equipes remotas. Ele facilita o acompanhamento do mapa visual do estágio dos projetos, contribuindo com a autogestão do tempo e otimizando o tempo das equipes. 

Saiba mais sobre métodos ágeis acessando o conteúdo sobre Scrum

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