Workforce planning é planejamento da força de trabalho em português. É planejar como contratar e manter as pessoas certas na hora certa. O processo precisa ser contínuo e não apenas um recurso em tempos de crise. Só assim ele atenderá às demandas de startups e scale-ups. Mas como fazer isso da melhor maneira?
Planejar a força de trabalho de uma empresa é como realizar um plantio. Você precisa previamente dos itens certos para ver uma árvore frutificar, como espaço, ferramentas, mudas ou sementes, adubo e água. A árvore ainda não existe, mas com os recursos certos, ela se tornará realidade.
Com o quadro de colaboradores é a mesma coisa. Alguns já existem, mas não estão rendendo frutos conforme a expectativa da empresa. Outros ainda estão sendo montados, principalmente em startups que estão validando seus produtos e serviços no mercado.
Com o crescimento rápido desse ecossistema, a Gestão de Pessoas tem desafios redobrados. Como encontrar as pessoas certas, quais funções são indispensáveis e como crescer de forma sustentável?
Portanto, as metas de crescimento da empresa devem estar alinhadas com a projeção de funcionários qualificados. Se não, o que adianta projetar um software se não houver profissionais para desenvolvê-lo, promovê-lo e vendê-lo?
Neste conteúdo, você vai entender o conceito de workforce planning, a sua importância, maneiras de aplicação e as suas vantagens.
O que é workforce planning?
O planejamento ou dimensionamento da força de trabalho consiste no levantamento de quantos profissionais deverão compor um determinado setor da empresa. Esse levantamento quantitativo deve ser aprimorado com as características que envolvem cada funcionário, como nível de experiência desejado e principais habilidades.
É como um mapeamento do quadro de funcionários, onde o gestor pode visualizar quantos são e como eles podem contribuir para os resultados esperados na empresa.
Existem, basicamente, dois tipos de workforce planning:
-Operacional: está ligado a questões burocráticas, como salários, acesso a benefícios, folha de pagamento, férias etc.
-Estratégico: está relacionado à distribuição dos profissionais, treinamentos necessários, níveis de senioridade, possíveis promoções, políticas de retenção, entre outros.
É importante se atentar para os dois tipos. Isso porque você não pode negligenciar o operacional e dar férias para os seus melhores funcionários no mesmo mês. Assim como não deve tirar o foco do estratégico, por exemplo, deixando de fazer um mapeamento de habilidades da equipe.
A relevância do planejamento para startups e scale-ups
As startups são empresas emergentes com modelos de negócio escaláveis. Elas estão dando os primeiros passos em seus respectivos mercados. Já as scale-ups são startups já consolidadas. Elas também têm um modelo de negócio escalável.
Embora você certamente já conheça esse mercado, é importante lembrar que elas estão em ambientes de crescimento acelerado. E isso exige um planejamento de força de trabalho do gestor de pessoas.
Sem esse mapeamento, fica mais difícil planejar como atrair esses profissionais em curto espaço de tempo. E também em como reter esses trabalhadores que são tão requisitados no mercado de trabalho.
Startups são menores e têm pouco tempo para agirem quando precisam aumentar a equipe após um investimento externo. Já as scale-ups têm a validação do mercado e um pouco mais de tempo para pensarem em suas contratações.
De todo modo, o planejamento da força de trabalho já estruturado dá uma margem de segurança nesse ecossistema. Com o mapeamento em mãos, o recrutamento é direcionado, assim o tech recruiter trabalha mais focado nos resultados.
Quanto mais rápida e assertiva for a ampliação da equipe para atender a novas demandas, melhor. Isso porque não há situação pior do que ter clientes e tarefas a serem executadas sem profissionais habilitados para as entregas.
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Principais desafios do workforce planning em startups e scale-ups
Não podemos nos esquecer que o workforce planning é sobre pessoas. Por mais que a empresa faça seu planejamento e tenha seu mapeamento, existem variáveis, como as barreiras individuais, as oscilações de comportamentos individuais, a autonomia para trocar de emprego, entre outras.
Mas além da esfera pessoal, há outros desafios que podem comprometer o dimensionamento da força de trabalho numa startup ou scale-up.
Ambiente incerto: no cenário das startups, o ambiente incerto pode afastar candidatos. Isso porque o negócio ainda está se estruturando. Com isso, geralmente os salários são mais baixos que nas empresas com mais tempo de abertura.
Escalabilidade: startups e scale-ups têm modelos de negócios escaláveis. Portanto, é preciso ser certeiro nas contratações. Além disso, manter a cultura organizacional e saber comunicá-la aos novos colaboradores.
Disputa por talentos tech: os profissionais de tecnologia que são contratados em startups e scale-ups são impactados por muitos anúncios de emprego e abordagens de tech recruiters. Encontrar profissionais disponíveis nesta área não é tão fácil. Por essa razão, as empresas precisam otimizar o recrutamento, sem abrir mão da qualidade nas avaliações.
Retenção e desenvolvimento: mas os desafios não acabam na contratação. Afinal, é preciso criar programas que engajem esses profissionais para evitar que eles saiam precocemente.
Boas práticas para implementar um workforce planning eficiente
Independentemente do tamanho da empresa, o gestor de pessoas pode fazer um planejamento de força de trabalho eficiente. Algumas dicas incluem:
- Considere os objetivos de longo prazo da empresa;
- Tenha um mapeamento completo do seu quadro de funcionários atual;
- Identifique os gaps de habilidades do seu time;
- Projete diferentes cenários em relação aos seus objetivos;
- Crie o planejamento;
- Aplique, monitore e ajuste conforme for necessário.
A respeito das habilidades, além de conhecer a realidade atual, é importante prever quais serão as skills que o seu time precisará ter no futuro. Dessa forma, você poderá adotar ações de reskilling e upskilling entre seus funcionários.
Outro passo importante, e muitas vezes inicial nas empresas, é fazer um estudo dos processos da sua startup ou scale-ups. A partir do mapeamento dos processos, fica mais fácil entender as demandas de pessoal.
Com as prioridades do negócio em mãos, é possível fazer um planejamento de headcount (número de funcionários) que atenda de forma equilibrada todas as áreas, considerando que as mais estratégicas terão mais profissionais.
Tudo isso, é claro, deve ser amarrado com o financeiro para que o crescimento da empresa seja sustentável, pois a folha de pagamento é uma das maiores fatias dos custos de uma empresa.
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Perguntas estratégicas
Antes de começar seu planejamento de força de trabalho, reflita sobre:
- Quais são os seus objetivos a curto, médio e longo prazo?
- Quais as condições reais de contratação hoje na sua empresa?
- Você tem funcionários ou precisa contratar novos?
- Quais cargos importantes deverão ser preenchidos nos próximos 6 meses?
- Seus funcionários atuais podem ser treinados para ocupar essas funções?
- Você conhece as lacunas de habilidades do seu time?
- O que poderia representar um risco para seus planos?
A partir dessas questões, você terá mais subsídios para começar seu workforce planning.
Como alinhar a força de trabalho aos objetivos estratégicos da empresa
A força de trabalho deve estar alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. Mas como fazer isso?
Uma boa iniciativa é a colaboração entre RH e fundadores. É preciso ter uma comunicação clara, com metas bem definidas e alinhadas aos objetivos macro da startup e scale-up.
As contratações devem estar em união com as metas de crescimento do negócio, bem como com o financeiro da empresa. Dentro de uma previsão de crescimento rápido, é preciso ter o mapa da força de trabalho desenhado a fim de não deixar a empresa refém dos gaps nas contratações. Ter um banco de talentos pode ser uma boa saída.
Os atuais funcionários também devem passar por programas de aprimoramento contínuo, pois podem ser treinados com novas habilidades para atender às novas demandas da empresa.
Dessa forma, com a força de trabalho e os objetivos estratégicos juntos, a empresa obtém bons resultados, como redução de turnover, eficiência operacional e crescimento constante.
Conclusão
Dentro de um cenário competitivo, como o das startups e scale-ups, juntamente com os desafios na contratação e retenção de profissionais de tecnologia, é fundamental contar com um programa de workforce planning.
Ele assegura um conhecimento mais amplo do time atual e, ao mesmo tempo, ajuda a vislumbrar a equipe futura no caso de crescimento escalável, com funções e habilidades desejadas.
Portanto, é crucial que o planejamento da força trabalhadora seja contínuo e não em situações pontuais, quando é preciso dispensar funcionários devido a uma crise. Com esse recurso, o gestor sabe quais são as pessoas ideais para os momentos certos de desenvolvimento da empresa.
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