O RH Digital contribui com a redução da burocracia e a otimização do tempo nas empresas. Mas será que ele serve para todas as organizações? Além disso, como fazer a migração do tradicional para o on-line? Confira o que é e as suas principais vantagens.
A transformação digital está presente em tudo. Afinal, a tecnologia vem para facilitar a vida das pessoas. Então, por que colecionar papéis no escritório ou usar inúmeros sites, já que é possível concentrar os esforços e ganhar tempo?
Aliás, tempo é o bem mais precioso nas organizações. Isso porque quando você passa o tempo no escritório ou no home office executando tarefas que poderiam ser automatizadas, quem mais perde é a empresa.
Portanto, saiba a proposta desse novo conceito trazido neste conteúdo.
Afinal, o que é RH digital?
O RH digital usa recursos tecnológicos avançados para fazer a gestão de pessoas. Portanto, as ferramentas usadas nos serviços do Departamento Pessoal são mediadas por um aplicativo ou software.
Sendo assim, métodos tradicionais podem ser substituídos por cliques. Gavetas físicas com holerites e fichas de funcionários são trocadas por armazenamento em nuvem.
Aliás, todos os fluxos seguem as normas legais e são protegidos para evitar a exposição de dados sensíveis.
Quais empresas podem ter um RH digital?
O RH digital pode ser usado por qualquer empresa. Mas é claro que se a organização já tem processos automatizados em outros setores, melhor será a adaptação.
A plataforma digital, portanto, deve ser terceirizada. Isso porque não compensa investir na criação e manutenção de uma ferramenta própria.
Além disso, usar planilhas de Excel e sites de gestão nem sempre atendem todas as demandas da empresa.
À medida em que a complexidade cresce, mais robustas as ferramentas de apoio ao DP devem ser.
Portanto, há soluções no mercado para pequenas e médias empresas, independentemente do número de funcionários.
O uso dessas soluções é crescente. Para se ter uma ideia, 80% das empresas americanas usam softwares de DP, segundo pesquisa da Capterra (plataforma de avaliação e seleção de softwares).
Como fazer a migração do RH tradicional para o digital?
Todos os profissionais já passaram por isso. Ao serem contratados por uma empresa, recebem uma lista enorme de documentos para entregar na admissão. Depois, tiram cópias de todos e os mandam para o RH.
Com o processo de admissão digital (uma das principais vantagens desse modelo), basta tirar uma foto de cada documento com a câmera do celular (converter em PDF em alguns casos), subir no sistema e estar em dia com o DP, com o seu processo 100% digitalizado.
Aliás, a admissão é só um exemplo. Afinal, todos os marcos do ciclo de vida do colaborador podem ser mediados pelo software do RH digital.
Mas com a migração do tradicional para o virtual, é preciso apenas que a empresa escolha a plataforma de RH/DP, contrate o serviço conforme o perfil e a demanda da organização e faça um treinamento interno para a utilização.
O bacana é que, na maioria das soluções oferecidas no mercado, os funcionários podem ter acesso à plataforma, podendo fazer a gestão dos seus dados pessoais (como atualização de endereço), busca de holerites e até solicitação de férias.
Quais as vantagens do RH digital?
Como você pode notar até aqui, a digitalização dos serviços de RH/DP são uma tendência e uma necessidade nas organizações. Isso porque a complexidade da rotina de um departamento como esse exige a melhor gestão dos dados e do tempo disponível do funcionário.
Dessa maneira, startups que estão começando agora ou empresas com muitos anos de mercado podem modernizar o Departamento Pessoal com a digitalização dos serviços através de uma solução completa.
Em síntese, os frutos desse novo modelo de gestão podem ser identificados através de vantagens que serão mostradas abaixo.
Otimização do tempo
Sem dúvida nenhuma, a otimização do tempo do RH/DP é a principal vantagem da transformação digital.
Em vez de ficar imprimindo e checando papéis o dia inteiro, o profissional do departamento pode participar de ações estratégicas para o crescimento dos resultados da empresa.
Redução de erros
A atividade humana pode incorrer em falhas. Eventualmente, o RH pode trocar um documento, perder uma data, confundir um dado. Entretanto, com um software em mãos, é a automatização que está à frente.
Desse modo, é possível confiar as atividades burocráticas à máquina e, assim, reduzir a incidência de erros nos processos.
Interação do funcionário
Antigamente, para coletar um holerite de seis meses atrás de um colaborador, o funcionário do RH tinha que ir ao arquivo físico e pesquisar a respectiva pasta.
Mas agora com a digitalização o próprio profissional tem acesso à plataforma e pode selecionar o mês desejado no campo de buscas. Portanto, uma pessoa do RH não precisa parar o que está fazendo para procurar um documento no armário.
Notificações importantes
No passado tínhamos que anotar o aniversário de alguém próximo na agenda para não corrermos o risco de esquecer, não é mesmo? Mas hoje as notificações das redes sociais nos ajudam a lembrar de datas importantes.
Num aplicativo de gestão de pessoas também é assim. Você pode ser notificado do aniversário do chefe, da proximidade do vencimento de férias, do envio de documentos importantes, entre outras ações.
Melhoria na comunicação
Com uma plataforma de RH digital, o departamento pode padronizar a comunicação com os funcionários. Afinal de contas, é possível definir o envio de comunicados, como o procedimento padrão no pedido de reembolso. Assim, reduzindo a incidência de ruídos na comunicação, os processos fluem mais facilmente.
Processos mais ágeis
A transformação digital no RH torna os processos mais ágeis. Desse modo, o controle de férias, a criação de holerites, o armazenamento de contratos e a gestão de atestados médicos pode ser feita na nuvem, onde todas as pessoas envolvidas têm acesso.
Relatórios personalizados
Como você já sabe, os indicadores de RH são importantes ferramentas para acompanhar o desempenho do departamento e ainda nortear as ações futuras. Sendo assim, com o banco de dados do sistema é possível identificar mais facilmente números importantes, como o índice de turnover da sua empresa.
De modo geral, o RH digital elimina burocracias que engessam os empreendedores. Para se ter uma ideia, segundo o Banco Mundial, os empresários gastam 2 mil horas por ano com atividades burocráticas e pagamento de impostos.
Como a parceria Convenia e Coodesh pode lhe ajudar?
A Convenia é uma HR Tech que está no mercado desde 2012 oferecendo soluções em RH digital para empresas de todos os portes e segmentos.
A plataforma permite a gestão de pessoas, desde a admissão digital do funcionário até o desligamento.
O interessante é que ela está integrada a outras plataformas, como Trello, Slack e outras. Uma das novidades é que a Coodesh também está integrada ao sistema.
Isso significa que a empresa que é cliente da Coodesh pode fazer o recrutamento e seleção pela nossa plataforma e contratar a Convenia para os serviços de admissão digital.
Assim, não é preciso repetir todos os dados do profissional escolhido e cadastrado na Coodesh, pois a própria integração possibilita essa transferência de informações.
Como resultado, o RH da empresa ganha tempo e pode se dedicar a ações e projetos mais estratégicos. Afinal de contas, o trabalho burocrático fica com os sistemas.
Além disso, a contabilidade também é integrada. Dessa forma, o contador da sua empresa pode ter acesso ao sistema e inserir todas as informações necessárias.
Com a plataforma, o seu RH ainda pode gerenciar os benefícios dos funcionários, fazendo com que a empresa saiba monitorar o quanto cada colaborador está “custando” para a organização.
Portanto, para startups que têm funcionários nos regimes CLT e PJ, presencial, híbrido ou remoto, a parceria das plataformas Convenia e Coodesh nesta parceria é uma boa opção.
Conclusão
O RH digital é uma solução inteligente para as empresas que precisam usar seus recursos de maneira concentrada e assertiva.
De modo geral, ele atende as demandas das empresas que já têm processos digitais ou que estão migrando agora para os processos virtuais.
Descubra como tornar seus processos de RH/DP mais ágeis e eficientes.
