A admissão digital é uma realidade nas empresas que investem em inovação e buscam otimizar seus processos. Afinal, com o fenômeno chamado RH 4.0, promover o setor à protagonista e agilizar processos é uma das tendências para os próximos anos.
No entanto, caso a digitalização pareça um assunto complexo, neste post, confira o que é a admissão digital, além de suas vantagens para o profissional e para as empresas. Ao final, você verá que esse tipo de contratação, em detrimento ao modelo tradicional, consegue desburocratizar os processos e trazer agilidade. Desfrute da leitura!
O que é admissão digital?
É o método de contratar pessoas usando a tecnologia. A partir de softwares integrados à nuvem, a gestão de pessoas consegue simplificar e agilizar o processo admissional tradicional. Conforme a CLT, as empresas precisam registrar seus funcionários e manter arquivos com documentos pessoais.
No método tradicional, o candidato precisa reunir sua documentação e se deslocar até a empresa para iniciar o processo. Além disso, o analista de RH deve organizar a papelada, manusear as informações com atenção e efetuar o registro. Esse processo é mais oneroso e burocrático para todos.
A admissão digital chegou para facilitar as contratações. Uma vez que ela garante agilidade e precisão, eliminando inconvenientes e possíveis erros. Nessa versão, o novo colaborador pode enviar documentos pela internet. E a organização consegue recebê-los e armazená-los em um só lugar.
Desse modo, o funcionário pode começar o processo de onboarding com mais rapidez para assumir seu posto de trabalho.
Qual a importância da admissão digital no RH?
A admissão digital auxilia a automatização dos processos no RH estratégico. Assim, o gestor de pessoas consegue resolver a contratação com agilidade e deixar a parte burocrática sob responsabilidade das máquinas.
Nesse sentido, ele terá mais tempo para aplicar em projetos benéficos para a organização, como treinamentos, capacitações e estratégias para aumentar o engajamento dos colaboradores.
Além disso, essa modalidade de admissão também é vantajosa para o candidato à vaga. Caso ele esqueça de entregar um documento, não será preciso voltar à empresa para levar o que faltou, pois, pois todo o processo é realizado via internet, usando computador ou mesmo um smartphone.
A admissão digital e a automatização do RH qualificam a experiência do candidato. Lembre-se que é durante o recrutamento e seleção que as empresas começam a construir uma relação sólida com seu futuro colaborador.
Portanto, oferecer-lhe eficiência e situações positivas antes mesmo de iniciar a jornada é fundamental para garantir a produtividade e a satisfação no relacionamento com a empresa.
Quais as vantagens da admissão digital?
O fato de encurtar caminho e agilizar a contratação é um diferencial para as empresas diante do mercado. No mais, mostra o cuidado da organização com seu capital humano. Mas os benefícios da admissão digital não param por aí. Vamos conferir?
Redução de custos e praticidade
O fato de os documentos serem preenchidos, assinados e entregues de modo on-line torna o processo de admissão muito mais rápido. Além disso, os custos por contratação diminuem consideravelmente.
Outro ponto positivo é a economia do papel normalmente utilizado nas rotinas da empresa. Além do impacto ambiental, dispensa a necessidade de manter um espaço físico para armazenamento. Sem contar que arquivar documentos em nuvem facilita a organização dos dados.
Segurança
A Medida Provisória 2.200-2 foi criada para regularizar e validar os contratos digitais no Brasil. Ela permitiu criar a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) e o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Graças à MP, a admissão de funcionários pode ocorrer de forma digital e protege as empresas de eventuais processos trabalhistas. Basta que o novo colaborador crie uma assinatura eletrônica para garantir a veracidade dos seus documentos.
Os documentos são digitalizados e arquivados na nuvem, em servidores online. Assim, os dados ficam protegidos e podem ser acessados, editados e compartilhados de qualquer lugar, mediante o uso de senhas.
Com isso, há segurança jurídica para ambos, empregador e empregado. E o acesso governamental é mais fácil, com possibilidade de conferência simultânea.
Autonomia
A admissão digital dá autonomia ao candidato e o coloca como protagonista desse processo. Já que ele será responsável por organizar sua documentação, enviar e preencher formulários. Ainda, terá acesso às informações compartilhadas com a empresa e poderá acompanhar os trâmites a partir de casa, quando desejar.
Agilidade
O processo tradicional de admissão costuma demandar tempo, desde a coleta de dados até a assinatura de todos os documentos. Mas com o uso da tecnologia, esse processo se torna mais dinâmico e curto, bastando apenas alguns cliques. Assim, a presença física do candidato e seu deslocamento até a empresa são desnecessários.
Por fim, para o gestor de RH, há a facilidade de localizar documentos ou informações sobre um profissional específico, sem a necessidade de buscar em pastas ou arquivos.
Como a admissão digital funciona na prática?
O primeiro passo para adotar a admissão digital na sua empresa é contar com um software de Gestão de RH com esse recurso. A partir desse ponto, o processo é bastante simples:
- o responsável pela contratação acessa a plataforma on-line e analisa os candidatos à vaga. As entrevistas podem ocorrer por videochamada;
- após escolher o perfil, o RH encaminha, por e-mail, o formulário de pré-admissão para coletar dados pessoais e um resumo das pretensões e expectativas do candidato. Em geral, os softwares aceitam documentos e imagens;
- a cada etapa concluída, o setor é automaticamente notificado e submete as informações à folha de pagamento;
- o RH valida as informações e o novo colaborador qualifica seu cadastro no portal eSocial, encaminhando os dados para o responsável.
Rápido e simples, não é mesmo? A digitalização torna o processo e a rotina do profissional de RH muito mais fácil. Além da segurança do armazenamento de informações e a facilidade de encontrá-las ao alcance de um clique.
A admissão digital é apenas uma das ferramentas disponíveis no RH tecnológico. Muitas outras funções, geralmente burocráticas, podem ocorrer a partir de softwares de gestão.
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